Kaizen askeleet 6-10 /10

Tämä esitys on jatkoa aiemmille viidelle askeleelle, sisältäen askeleet 6–10. Yhdessä ne muodostavat KAIZEN 10-askeleen menetelmän.

6.Kehityssuunnitelman tekeminen

Tämä kappale on omistettu löydetyn mahdollisen ratkaisun muuttamiseksi parhaaksi mahdolliseksi ratkaisuksi.  Ryhmää rohkaistaan ratsastamaan toinen toistensa ideoilla tai kehittämään niitä edelleen, käyttäen hyväksi luovaa mielikuvitusta ja abstraktia ajattelua, visualisoimalla kuinka asiat voisivat olla, jos kaikki olisi täydellistä, ilman monimutkaisuuksia ja virheitä. Tämä on kaikkein voimakkain työkalu etsittäessä, määriteltäessä ja eliminoitaessa tuhlausta.  Kannattaa miettiä futurologi Joel Barkerin lausumaa;

“Mikä tänään on mahdotonta tehdä teidän liiketoiminnassanne, mutta jos se voitaisiin tehdä, muuttaisi perusteellisesti liiketoimintanne luonteen ja laadun”

Kehityssuunnitelma on esiteltävä yrityksen johdolle, jos tarvitaan pääomainvestointeja samoin mitkä tahansa muutokset laitteiden sijoittelussa tai itse prosessissa. Prosessin simulaatio on suoritettava, jos mahdollista, jotta voidaan vakuuttua uuden ratkaisun toimivuudesta ratkaista työstettävä ongelma.  

Uutta layoutia suunniteltaessa on pidettävä mielessä ihanteellisen layoutin suunnitteluperiaatteet: Materiaalin käsittely, Operaattorin liikkeet, Koneiden ja laitteiden sijoittelu, Prosessin joustavuus tuotanto määrän vaihteluille ja Standardoinnin periaatteet. Kaikissa näissä on lukuisia muistettavia näkökohtia. Erityisen tarkasti on keskityttävä standardoidun työn periaatteisiin ja mitä niiden takana on. Tästä aihealueesta tulen myöhemmin kirjoittamaan lisää.

Ennen seuraavaan kohtaan siirtymistä on muistattava mm;

• Varmistettava että kaikki prosessin muutokset ovat selkeästi kommunikoitu yrityksen johdolle
• Ryhmän parhaista ratkaisuista on tehtävä luettelo mikä sisältää toimia käsiteltävän ongelman ratkaisemiseksi
• GANT-kaavio implementoinnin seuraamiseksi ja toteuttamiseksi

 Kukaan ei vaadi täydellisyyttä, mutta miettimällä mitä se voisi olla, on pehmeämpi tapa avata ihmisten mieli mahdollisuudelle parantaa asioita. Kehitä luova ilmapiiri! Ainoa tapa eliminoida epäilyksen ilmapiiri KAIZEN toiminnasta, on toteuttaa ryhmän tekemiä ehdotuksia.

7.Käyttöönotto

Käyttöönotto sujuu mutkattomasti, kun kunnollinen pohjatyö on tehty. Usein tarvitaan eri osastojen yhteistyötä muutoksen toteuttamiseksi. Jos toteuttamisvaiheen aikana ilmenee mitä tahansa häiriöitä tai muutoksia valmistusprosessissa, materiaaliosastoa, laatuosastoa ja tuotannonohjausosastoa on tiedotettava asiasta. Mitkä tahansa tuotantoprosessiin tehdyt muutokset, missä prosessin koneita ja laitteita liikutellaan eri paikkoihin, on informoitava yrityksen johdolle ja ensimmäiset uudella layoutilla tehdyt kappaleet on erityisesti merkattava tunnistamisen helpottamiseksi ja mahdollisten laatupoikkeamien löytämiseksi.

On oltava tarkkana, jotta vältetään tilanne, missä työtä uudelleen organisoitaessa työ jaetaan väärin sen tekijöille. Työ on allokoitava kaikille ryhmän jäsenille heidän yksilöllisiä kykyjään kunnioittaen.

8.Hahmottele ja standardisoi

Tämä vaihe voi olla myös osana edellistä käyttöönotto vaihetta. On tärkeää, että vaihe on saatu valmiiksi ennen kuin työ jatkuu muutoksen kohteena olevassa solussa. 

Kuten kappaleen otsikko antaa ymmärtää, tämä vaihe viittaa standardointiin. Koska tarkoituksena on, että ratkaistu ongelma ei enää koskaan esiinny uudelleen samasta syystä kuin se juuri eliminoitiin, uusi toimintatapa on standardoitava ja uusi standardityölehti tehtävä (Kuva 1).

Kuva 1 Uuden standardityölehden teko

Jos näin ei tehtäisi, työskentely tuotantosolussa muuttuisi tulipalojen sammuttamiseksi yrityksen ja erehdyksen kautta, johtaen työn tuloksen vaihtelemiseen ja syntyviin laatuongelmiin (Kuva 2, Perinteisen ja KAIZEN ongelmanratkaisu prosessien ero).

Kuva 2. Perinteisen ja Kaizen ongelman ratkaisun ero

Jos näin ei tehtäisi, työskentely tuotantosolussa muuttuisi tulipalojen sammuttamiseksi yrityksen ja erehdyksen kautta, johtaen työn tuloksen vaihtelemiseen ja syntyviin laatuongelmiin (Kuva 2, Perinteisen ja KAIZEN ongelmanratkaisu prosessien ero).

9.Tarkista ja Korjaa

Koska videokameraa on käytetty tehokkaasti aiheen käsittelyn alusta saakka, on  hyvä käyttää sitä vielä uudelleen tarkistamaan ja korjaamaan uutta ratkaisua. Uusi Standardityö lomake, mikä on kehitetty, saattaa vaatia vielä päivityksiä. Erityisen tärkeää on kiinnittää huomiota työsyklin eri vaiheiden aikojen oikeellisuuden tarkistamiseen.

KAIZEN-projektin seurantalomake, joka jo osittain täytettiin kohdissa # 3 ja # 4, voidaan nyt päivittää saavutetuilla tuloksilla. Kuten myös seurantalomakkeen loppuosa, mukaan lukien saavutetut prosentuaaliset parannukset, kustannussäästöt, toteutuskustannukset, työvoiman kohdistukset, tilasäästöt ja takaisinmaksuaika.

Tunnistettua ongelmaa on verrattava asetettuihin tavoitteisiin, aikaansaadun parannuksen arvioimiseksi. Tämä auttaa löytämään kaikki jäljelle jääneet ongelmat, mitkä voivat tulla seuraavien KAIZEN-ryhmien ratkaistavaksi.  Jos parannussuunnitelma ei ratkaissut alkuperäistä ongelmaa, on ryhmän palattava kohtaan # 5, Syyanalyysi ja edettävä sieltä askel askeleelta uudelleen kohti viimeistä vaihetta.

Ennen etenemistä seuraavaan vaiheeseen, on ainakin seuraavat asiat huomioitava:

-Standardityölehti on viimeisteltävä

-Ratkaisemattomien ongelmien lista tehtävä

-Valmistauduttava vaiheeseen #10 Loppu esitys, katsastamalla sen agenda ja valmistelemalla esitysmateriaali

Loppuesitys on KAIZEN-toiminnan tärkein vaihe (Kuva 3).  On aika käsitellä saavutettuja tuloksia ja antaa ryhmän jäsenille tunnustusta hyvin tehdystä työstä.

Esitystilaisuuden ei pitäisi olla keinotekoinen tai hienosteleva tapahtuma. Suurin osa esityksessä vaadittavasta materiaalista on tultava niistä lomakkeista mitä on käytetty ryhmän työskentelyn aikana, koskee myös muista lähteistä hankittua materiaalia. Hyvin tehokas tapa on esittää editoituja video-otoksia siitä, millaista työskentely oli ennen muutosta ja millaista se on muutoksen jälkeen työpisteessä.

Kuva 3, Yrityksen johto kuuntelee työntekijöiden esitystä saavutuksia

Osallistujien joukossa esitystilaisuudessa on oltava johtoryhmän jäseniä. 

Tämän esityksen tarkoitus on kaksinainen.  Ensiksi KAIZEN-ryhmän on aika juhlistaa saavutuksiaan esittämällä niitä johtoryhmälle.  Toiseksi tunnistamalla menestyksen elementit tehdystä työstä, KAIZEN-toiminnan arvo yrityksessä lisääntyy ja näin ollen toiminnan pohja yrityksessä vahvistuu.

Esityksen agenda koostuu seuraavista osa-alueista:

• Ryhmän jäsenten esittely tilaisuuden aluksi
• Yhteenveto esityksestä kuten, Työskentelyaika, Prosessikuvaus, Työn aihe, Työn tavoite, KAIZEN tavoitteet
• Tilanne ennen KAIZEN aktiviteetteja, summaten ne Kansilehdelle
• Tilanne KAIZEN aktiviteettien jälkeen, summaten ne Kansilehdelle
• Ratkaisemattomien ongelmien luettelo
• Luettelo saavutuksista projektissa,  kustannus säästöt, laadun parannukset, investoinnit, takaisinmaksuaika
• Gemba, eli vierailu työsolussa
• Kysymysten ja vastausten vaihe

Esityksen pituus noin 20min

Seuraavassa kirjoituksessani käsittelen KAIZEN-toiminnan tärkeää osa-aluetta, ammattimaista aloitetoimintaa. Se eroaa suuresti siitä, mitä aloitetoiminnalla yleisesti tarkoitetaan esim. aloitteiden sisällön, tavoiteasetannan ja kustannustenhallinnan kannalta.

Pentti Enlund

MexLink Oy