Toimintoanalyysi 1 (Function Analysis System Technique, F.A.S.T.) by Pentti Enlund

Tuotteen- tai prosessin Toimintoanalyysi Osa 1

Tunnetaan paremmin nimellä Function Analysis System Technique, F.A.S.T.

Asiakkaan (asiakassegmentin) odotukset hankittavalle tuotteelle

Kahdessa edellisessä artikkelissa (https://www.mexlink.fi/pearls/21l95rf5v71id8ptes6xxyqmtqllsu) ja https://www.mexlink.fi/pearls/arvoanalyysi-ja-kustannussuunnittelu ) käsiteltiin asiakastarpeita ja niiden prioriteettia sekä VA/VE prosessin vaiheita. Niistä saadaan tavoitteet ja niiden yhteys teknisiin ratkaisuihin selkeästi priorisoituna. Nyt tarvitaankin keinoja, joilla päästään tavoitteisiin.

Useasti tunnistetut kustannusongelmat ovat liian suuria ja laajoja kerralla käsiteltäväksi. Siksi käsiteltävä ongelmakenttä on jaettava pienempiin osa-alueisiin, paremmin hallittaviin kokonaisuuksiin.

Valittava tarkastelukohde ja tiedon keruu

Kohteeksi on valittava mitattavissa oleva kohde. Valittua kohdetta voidaan mitata esim. toiminnan parantumisella, reagointi ajoilla, kustannusperusteisesti etc.  Kaikkien kustannuksiin vaikuttavien tekijöiden listaaminen on erittäin tärkeää VA/VE-prosessissa, koska se auttaa suunnitteluryhmää mm. toimintoanalyysiä tehtäessä. Tällaisiin tekijöihin kuuluvat esim. materiaalitiedot, takuutiedot, oman tuotannon kustannukset, romutuksen ja korjailun määrä, prosessin kulkuanalyysi, prosessin videointi, osien nimet, määrät, materiaalikustannukset, työvoimakustannukset, kappalemäärä etc.

Kun tämä tieto on kerätty, ryhmä kirjaa kaikki osat, prosessin kuvauksen ja -kustannukset, Kustannus-Toiminto työlehdelle. Tämä vaihe on yksi tärkeimmistä työvaiheista, koska se kuvaa kustannuksen ja toiminnon liittoa, tärkeintä VA/VE-prosessin osa-aluetta.

Tiedonkeruun yksi työväline, Käänteissuunnittelu eli Reverse Engineering, saattaa kuulostaa eksoottiselta, mutta se on äärimmäisen tärkeä erityisesti kilpailutilanteessa, missä yritykset kilpailevat suoraan hinnalla, laadulla ja tuotteen toimintojen määrällä.  Tällainen kilpailuympäristö esiintyy esim. suurivolumisissa työkoneissa (kaivinkoneet, lastauskoneet, puskutraktorit ja traktorit), kodinkoneissa (jääkaapit, hellat, uunit, vatkaimet, hiustenkuivaajat, kahvinkeittimet, silitysraudat, TV etc.) ja tietysti autoteollisuudessa. Tällaista kilpailutilannetta kutsutaan kilpailun kohtaamisen strategiaksi.

Suomalainen teollisuus on jo ajautumassa ja osittain joutunut tällaiseen tilanteeseen. On siis oleellisen tärkeää tietää, kuinka kilpailijoiden kustannuksia analysoidaan ja mistä ne muodostuvat, sekä mitä niistä voidaan oppia. Tätä osa-aluetta käsittelen myöhemmin omana juttunansa.

Tuotteen toiminnot

Kaikkien niiden kustannusten, joita tarvitaan tuotteen tekemiseen, tulisi tuottaa jokin toiminto. Asiakas haluaa yleensä vain kahdenlaisia toimintoja tuotteeseen tai palveluun: Käytettävyys- ja Esteettisyys- toiminto. 

Käytettävyys toiminto on toiminto, minkä asiakas haluaa, jotta jokin ylemmän tason toiminto saadaan suoritettua. Esimerkiksi kuvaprojektori opetuskäytössä ostetaan siksi, että saadaan heijastettua kuva tai teksti seinälle, mutta korkeamman tason toiminto on opettaa oppilaita hyödyntäen heijastettua kuvaa.

Esteettisyystoiminto miellyttää käyttäjää. Tähän luokkaan kuuluvat esim. haju-/partavesi, taide, timantit, työkoneen katteet, teollisen muotoilun tuotteet, värit, koostumukset jne. Jätetään lukijalle pohdittavaksi, mikä on se ylemmän tason toiminto, mitä hajuveden käyttämisellä halutaan saada aikaiseksi.

Monet tuotteet toteuttavat molempia toimintoja samaan aikaan, esimerkiksi keittiökoneet, auton konepelti tai maski, huonekalut, vaateet ja työkoneen katteet. Sen sijaan vesijohdot, naulat ja työkoneessa käytössä olevat erilaiset nesteet toteuttavat vain yhtä toimintoa.  

Toimintojen kieli

Perinteiset kustannustenalennustekniikat kysyvät, ”Miten voimme alentaa tuotteen kustannuksia?”. VA/VE-tekniikka kysyy ensimmäisenä: ”Mitä tuote tekee?” ja seuraavaksi: ”Miten saamme aikaan samat asiat paremmin ja vähemmillä toiminnoilla?”. Toiminnallinen lähestymistapa tuotteeseen tai sitä valmistavaan prosessiin on kysyä: ”Mitä jokin tekee tai täytyy tehdä?”.

Toimintojen kieli tarjoaa yksinkertaisen ja ymmärrettävän kommunikaatiovälineen, jotta erilaisen taustan ja koulutuksen omaavat ihmiset voivat kommunikoida selkeästi ja täsmällisesti toistensa kanssa.

Siksi kieli on standardoitu sekä tuotteelle itselleen että sitä valmistavalle tuotantoprosessille. Kieli jakautuu molemmissa kategorioissa Verbeihin ja Substantiiveihin. Tuotteen toiminnot määritellään niillä.

Tämä tarjoaa seuraavia etuja:

• Terminologia yksinkertaistuu
• Mahdollistaa paremman ja syvällisemmän ymmärtämisen tarkisteltavasta kohteesta
• On laaja ja yleinen, antaen sijaa luovuudelle
• Substantiivi valitaan siten, että sillä on mitattavat ominaisuudet

Arkikieli vs. toimintojen kieli, esimerkkejä:

Arkikieli	Toimintojen kieli
Akseli pyörittää pyörää	Akseli siirtää momenttia
Sähkömoottori pyörittää pyörää	Sähkömoottori tuottaa momenttia
Polttimo valaisee huoneen	Polttimo kehittää valoa
Polttoainetankki sisältää polttoainetta	Polttoainatankki ylläpitää tilavuutta

Eli niin laaja ja yleinen kuvaus kuin mahdollista ilmaistuna mitattavalla suureella.

Toimintojen tunnistaminen

Ensimmäisenä tehtävänä on ilmaista täsmällisesti ja selkeästi mitä tuote tekee, käyttäen toimintojen kieltä. Oikein suoritettu toimintoanalyysi kertoo:

• Tarkalleen, mitä tuote tekee asiakkaalle
• Tarkalleen, mitä asiakas haluaa tuotteen tekevän
• Tarkalleen, mistä asiakas maksaa

Seuraavaksi nimetään suunniteltavan tuotteen, tarkasteltavan osa-alueen, jokaisen yksittäisen osan toiminta ja sen merkitys tarkasteltavassa järjestelmässä, ilmaistuna Verbillä ja mitattavalla Substantiivilla.  Tuotteen toimintoja ja valmistusprosessin vaiheita kuvataan muodostamalla toimintohierarkia, jota kutsutaan Toimintoanalyysiksi. Kuvassa 1 on toimintoanalyysin rakenne.